Что нужно делать при потере первичных документов?

На каждом предприятии возможны ситуации, при которых оно потеряет все или часть первичных документов, это может быть как халатность должностных лиц, так и разные форс-мажорные обстоятельства. Так просто оставлять эту ситуацию нельзя, поскольку существует ряд нормативно-правовых актов, в соответствии с которыми первичные документы подлежат сбережению предприятием на протяжении определенного срока. Например, не менее 5 лет нужно хранить документы, которые носят информацию о подлежащих финансовому мониторингу операциях. Так же нужно хранить не менее 3 лет, первичные документы, которые подтверждают осуществление хозяйственной операции при условии, что на их основании были сделаны записи в налоговых документах и регистрах бухгалтерского учета.

Так, что же делать в случае потери документов,  которые подлежат хранению? Первое с чего нужно начать – это обращение руководителя в правоохранительные органы. Такое обращение должно быть письменное в произвольной форме.  Так же нужно создать на предприятии комиссию,  которая должна установить перечень потерянных документов. Результаты деятельности комиссии должны подтверждаться актом, который утверждает руководитель предприятия. После составления такого акта, его копию нужно отправить в налоговую в течение 10 дней.  

При этом не нужно ждать составления акта для того, чтобы уведомить налоговую о потере документов, это можно сделать раньше. Нужно отправить в налоговою заявление, в котором указать какие именно документы утеряны, по возможности их реквизиты, когда они были утеряны или же когда стало известно об утере, при  каких обстоятельствах произошла утеря. Если имеются документы, которые могут подтвердить обстоятельства, которые привели к потере – то копии таких документов также нужно подавать вместе с заявлением.

После того как Вы уведомили налоговою у вас есть 90 дней на то, чтобы принять мери для возобновления утерянных документов. Дубликаты некоторых документов можно потребовать у контрагентов, так же можно обратится в налоговую и другие государственные органы за копиями поданных отчетов и дубликатами выданных документов.

Автор статьи Алла Миронюк Старший юрист Law firm PRF-GROUP